「你應該知道的是：將預定行程輸入行事曆App，並提前設置截止期限，可讓自己集中精神完成工作，有效改善拖延症的壞毛病。而當行程不如預期安排時，仍須照實紀錄『做了什麼』，之後才可回顧反思，檢討是哪個環節出了問題。」
保證準時完工！達成高完整性工作成果的「行事曆應用術」
以上，我們學習了筆記與手帳的使用方法。接下來要介紹輔助筆記與手帳這兩種記事功能的「第三本筆記本」：App應用術。
先前我已經聲明，我不會在手帳記錄預定行程，所以做為替代方案，我會將所有的預定行程輸入行事曆App來管理。因為，將預定行程輸入行事曆App，開啟通知功能，應用程式就會像貼身祕書一般，在預設的時間提醒通知。這是紙本手帳不具備的魅力。
工作迅速的人，絕對會事事嚴謹設定截止期限。例如，「記帳必須在月底三十分鐘以內結束」、「企劃會議前一天，必須在二小時以內製作企劃書」、「開會前一天必須在三小時以內完成發表資料」……每一個工作任務的所需時間，都有嚴格的截止期限。
我自己每日的待辦任務，也都有確實設立截止期限，而且一定會輸入行事曆App。行事曆不僅會輸入「與他人的約定」，同時也是輸入「自己預計作業時間」的園地。
管家的工作完全是「時間契約」。舉例來說，「每月140小時」的合約當中，如果不能在這140小時完成滿足客戶需求的服務，就會被認定是「性價比低」，或許還會因此被終止契約。
就我的職業性質來說，「拖拖拉拉的工作，與利潤減少有著直接相關」。所以才會養成習慣，在每一件任務設定明確的截止期限，以保任務得以確實完成。
就算職業不是管家，領月薪的上班族若能有這樣的觀念，我想也不會有什麼損失。
近幾年，各大企業都在積極朝向「減少加班」的趨勢前進。工作當然重要，但是同樣的，私人生活也一樣珍貴。我想，為了確保自我投資的時間，以迎接美好未來，有不少人會希望能盡量準時下班。
讓工作達到最高效能的終極做法之一，就是自行將每一份工作細分設置截止期限，並輸入行事曆App。
假設提交企劃書的截止日是在「即日起二週後」，但是企劃書的實際製作時間頂多僅需二個小時左右。如果內心以為工作時間是「截止日前的二個禮拜」，工作時大概就會拖泥帶水。總是無來由的加班、在家夜深也總是無來由的開著電腦、總覺得永遠睡不飽……，如此一點一滴的消磨自己的寶貴時間。另一方面，如果認為作業時間是「截止日前的二小時」，工作時就會更有效率，表現出更高的品質。
並不是時間充裕就能交出高品質的工作成果，而是在充分的時間內，集中精神完成工作，才是品質提升的直接原因。而且我想大多數的人是同時承攬多項工作。如果「二週後是A案件企劃書與B案件簡報資料的截止日」，就更應該一一設定嚴謹的截止期限，諸如「企劃書在週四15時～17時」、「簡報資料在週五的10時～13時」。
September 01, 2020 at 10:41AM
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今天、以後都不加班！工作管家：救拖延，只要記下「沒用的自己」 - 風傳媒
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