你最近開始使用待辦清單，理想的狀況下，應該可以在一天結束時，畫掉清單上的最後一個任務，準時下班。實際上，卻難以做到這件事，問題究竟在哪裡？我們整理出一般人列清單常犯的錯誤或迷思，幫助你列一張真正有效的工作清單，逐步提升做事效率。
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Q1：待辦清單一定要做完嗎？
寫待辦清單的目的是什麼？「完成任務」是多數人的第一反應，這也是大部分人的誤解。
清單的功用不是一定要做完，而是分類，將注意力集中在正確的工作上，同時防止你被較不急迫的事情干擾。
俄國心理學家布爾瑪．蔡格尼（Bluma Zeigarnik）指出，未完成的工作會一直盤旋在心中，影響工作情緒和績效，唯有達成任務，才能停止大腦不斷提醒、干擾自己，這叫蔡格尼效應（Zeigarnik effect）。想提升工作效率，必須保持專注，清單等於大腦的外接硬碟，讓你先清空雜事、聚焦最重要的工作。
Q2：一定要每項工作都列嗎？
社會心理學家羅伊．鮑邁斯特（Roy Baumeister）指出，一名主管周一開工的待辦事項，至少得花一星期才做得完；如果你將每一件事都列下來，對於工作效率不只沒有幫助，還可能適得其反。
過多的選項會分散注意力，反而忽略真正重要的工作，而過長的清單不切實際，想到就讓人沮喪，也因為根本做不完，還可能助長拖延行為；當大腦漸漸習慣「做不完」，久而久之，就會失去完成工作的動力。
因此，清單必須經過篩選，再判斷，刪除不必要事項，才能發揮效用。
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Q3：清單上的優先順序怎麼安排？
一天的待辦事項不勝枚舉，你該如何判斷，哪些事情應優先處理、哪些事情擱著沒關係？一般人常見的方式是根據「事前」排定的先後順序，決定當下要做什麼。但這種方式代表在當下某件事是你唯一能做的事；如今的工作步調，任務常以「亂序」送達，注意力會不斷游移，反而降低工作效率。
因此，最好的做法是依據當下的情境，先挑出可以執行的工作，再從中決定要做什麼。
現在的工作環境很多，像是家中、辦公室、咖啡廳、圖書館、交通工具上等等，嘗試區分什麼環境、適合哪種工作，就可以提高效率。
Q4：常列完清單卻丟一旁不想做，怎麼辦？
當你列完今日的待辦清單，卻絲毫提不起勁開工，一個可能的原因是，你列的事情都是開放性事項，不知道怎麼著手。開放性事項指的是，事情有可能增加，而封閉性事項，則是項目有固定數量。例如，「一個月看很多部電影」就屬開放性，「一個月看 10 部電影」就是封閉性。
人類大腦的認知資源有限，不明確的指令無法與行動產生連結，也就沒辦法推動工作進展。
試著將工作標準化、量化，不僅能夠幫助自己按部就班完成工作，也可以在交接給下一個人時，即便操作者不同，還是能夠呈現出一樣的結果。
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Q5：列了但還是常拖到最後一刻才做，怎麼辦？
根據行為經濟學家丹．艾瑞利（Dan Ariely）的研究，一個沒有逼迫自己或受他人規範的人，完成工作的效率和品質，比受到壓力的人還差。換句話說，沒有起始日、截止日的待辦清單，如同願望清單，缺乏急迫感，我們就不會採取行動。
設定截止日期的好處，除了激勵自己完成任務，也能協助我們準確衡量每天的時間分配，進而釐清在有限的時間內，應該將注意力放在哪件事情上。如同帕金森定律（Parkinson's Law）：
你有多少時間可以完成工作，你就會延展你的工作來填滿可用的時間。
（本文取材自《一流工作者都在用的待辦清單》，樂金文化出版；《為何一流外商企劃部都習慣列出早晨清單》《每天早上 5 分鐘，建立你的筆記清單》，大樂文化出版；《待辦事項這樣列，工作當場完成一半》，大是文化出版；《The Busy Person’s Guide to the Done List》，Createspace Independent Pub。）
【本文獲「經理人」授權轉載。】
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August 28, 2020 at 09:28AM
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To-do list｜列寫清單無助準時收工？ 掌握5大要點工作才有效率 - 香港01
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